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Claves para la implementación de un Software de Gestión

Aún existen empresas a las que les es muy difícil amoldarse a las soluciones tecnológicas para afrontar la necesidad de seguir produciendo y funcionando.

Pero, una vez en el punto de inflexión, es vital la implementación exitosa de las nuevas tecnologías.

A continuación, te vamos a contar cómo prepararse para el cambio y sacarle el máximo beneficio a la incorporación de un Software de Gestión, vital para integrar el flujo de información entre todas las áreas de una organización.

5 claves para la incorporación exitosa de un Software de Gestión

  1. Tener en claro el alcance del proyecto

Tener un alcance de proyecto definido con objetivos medibles y alcanzables es fundamental para focalizarse en los procesos del negocio y en los requisitos del sistema.

En este sentido, la especificación y el detalle juegan un papel fundamental. La improvisación atrasa la concreción de resultados, y causa fricciones entre el proveedor de Software y la empresa.  

Pero ojo, es muy importante conocer las posibilidades reales que el Software ofrece, sus funcionalidades específicas, y la forma en que puede adaptarse a las particularidades de la organización. Metas claras, pero realistas. 

  1. Vencer el miedo al cambio

La resistencia al cambio es un fenómeno que se da tanto a nivel personal como a nivel organizacional. Y es de lo que hablábamos justo al principio de este artículo.

Las situaciones nuevas suelen provocar ansiedad en la raza humana, y un cambio como el que estamos planteando no escapa a este obstáculo.

La implementación de un Software de Gestión genera ansiedad, miedo e incomodidad en las personas que trabajan en una organización, porque impacta directamente en su rutina de trabajo.  

De acuerdo a los niveles de conocimiento o experiencia del personal, el impacto de la implementación de un nuevo Software será de mayor o menor medida. Por eso es tan importante la comunicación, la entrega de información clara de cómo repercutirán los cambios en la empresa en general, y en los puestos de trabajo en particular.

Además, permitir que las personas involucradas puedan participar activamente en el proceso de cambio, y dar lugar a que expresen sus necesidades, dudas y sugerencias, también se vuelve clave en toda metamorfosis. 

  1. Lograr compromiso  

Como dijimos, en el proceso de cambio es importante involucrar a los trabajadores afectados, pero también es vital lograr el compromiso de la dirección de la empresa.

El sector directivo es el único capaz de hacer que las cosas sucedan en un proyecto, desde la asignación de los recursos, hasta el alineamiento del personal con los objetivos del proyecto y de la empresa misma.

Sin apoyo de la dirección, una implementación de Software de Gestión, en lugar de ayudar a la compañía, puede aportar nuevos problemas.

Por eso, es necesario que los niveles más altos de la empresa se involucren profundamente para señalar el camino que desean recorrer, lograr agilidad en la toma de decisiones, motivar y comprometer al equipo de trabajo, y señalar la dirección del proyecto; entre tantos otros temas clave.

  1. Migración prolija

La etapa de migración de datos desde los sistemas anteriores, es una tarea ardua y de máximo detalle, que requiere de tiempo y prolijidad

Si bien hay información contable, de producción, de logística, que hasta el último minuto va variando, es cierto que hay un cúmulo de datos que pueden moverse con anticipación, como lo es el caso de la información histórica sobre distintos sectores por ejemplo.

Es recomendable nombrar a un responsable de los datos de cada área, que asegure que la información se encuentre disponible en tiempo y forma cuando el avance del proyecto así lo requiera.

  1. Elegir al proveedor correcto

Este punto es crucial. Lamentablemente muchas empresas se dan cuenta de que no han elegido bien cuando empieza el proceso de implementación.

Tips para no errar a la hora de elegir:

  •         Analizar la trayectoria en el mercado del proveedor.
  •         Confiar en la experiencia y no en las soluciones mágicas.
  •         Pedir referencias.
  •         Elegir un proveedor que dé soporte técnico y asistencia posventa.
  •         Elegir un proveedor que tenga respaldo, que cuente con una infraestructura tecnológica y un equipo humano eficiente para brindar el servicio adecuado.
  •         Seleccionar un Software de Gestión flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio.

En este sentido, SoftManagement se afianza día a día como mejor opción. 

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