Tu gestión documental
Solución integral que administra documentos, clasifica expedientes, controla transferencias, opera ventanilla única y consulta información con mayor trazabilidad, seguridad y criterio archivístico.
La gestión documental en un solo lugar
Gestión y Trazabilidad Documental
TDOCS centraliza la creación, carga, consulta y seguimiento documental en un solo entorno web. La solución permite gestionar documentos con metadatos, historial completo, trazabilidad de acciones y vistas operativas que facilitan el trabajo diario de los usuarios de la entidad.
- Carga individual y masiva de archivos por carpetas
- Consulta por título, radicado, sección o propietario
- Bandeja de tareas para gestión operativa
- Trazabilidad sobre estados, acciones y responsables
Clasificación y Conservación Documental
La solución organiza la información bajo fondos documentales, secciones, subsecciones, series, subseries, tipologías y tablas de conservación. La gestión documental no depende de estructuras dispersas ni de control manual fuera del sistema.
- Fondos documentales y cuadro de clasificación
- Secciones, subsecciones, series y subseries
- Tabla de plazos de conservación
- Control de transferencias y eliminación documental
Recepción, Radicación y Distribución
TDOCS incorpora ventanilla única para recibir, radicar, distribuir y gestionar correspondencia institucional, ordenando la operación documental desde el ingreso hasta la asignación a áreas y responsables internos.
- Recepción de documentos con identificador único
- Radicación oficial con número consecutivo
- Distribución por áreas y funcionarios
- Correspondencia entrante, saliente e interna
Una base lista para operar
Una solución lista para operar desde el primer día, con estructura archivística desde la base.
Gestión centralizada
Documentos, clasificación y trazabilidad en un solo entorno — sin estructuras dispersas ni control manual por fuera del sistema.
Acceso controlado para ciudadanos y funcionarios
Recepción o creación del documento
El documento ingresa al sistema mediante carga individual, carga masiva o recepción desde ventanilla única.
Radicación e identificación
La solución asigna identificadores y organiza la información básica del documento para iniciar su gestión dentro de la entidad.
Clasificación documental
El documento se ubica dentro del fondo, sección, serie, subserie y tipología correspondiente, asegurando orden archivístico desde el inicio.
Gestión y consulta operativa
Los usuarios trabajan desde bandejas, consultan documentos, acceden a metadatos y revisan trazabilidad e historial de gestión.
Seguimiento, reportería y control
La entidad monitorea producción documental, estados, vencimientos, tiempos y productividad a través de tableros e indicadores nativos.
Conservación, transferencia o disposición final
TDOCS soporta el ciclo archivístico mediante tablas de conservación, transferencias documentales y procesos de eliminación cuando aplica.
Puesta en marcha enfocada en estructura y operación
TDOCS se configura para dejar la entidad operando con una estructura documental organizada, reglas de conservación y una base funcional lista para crecer.
inicial
Base documental lista para operar
Estructura + parámetros desde el inicioDespliegue de la solución y parametrización de la estructura documental principal para operar bajo un marco organizado y consistente desde el primer día.
- Creación de fondos documentales
- Secciones, series y subseries
- Hasta 50 tipologías parametrizadas
- Tabla de retención documental
inicial
Salida ordenada, base sólida para crecer
Prioridad: estructura y operación centralLa versión inicial deja la operación funcional con una base sólida. Las ampliaciones funcionales se implementan en fases posteriores de evolución.
- Logo institucional incluido
- Preparado para evolución funcional
- Sin personalización avanzada de look and feel
- Sin plantillas documentales en esta fase
- Sin flujos por tipología inicialmente
Del archivo disperso al ecosistema integrado
Lo que antes vivía fragmentado, TDOCS lo unifica con criterio archivístico y trazabilidad completa.
¿Listo para organizar su gestión documental desde un solo lugar?
Agende una demo personalizada y le mostramos cómo TDOCS estructura, clasifica y da trazabilidad a la operación documental de su entidad.
Respuesta en menos de 24 horas · Sin compromisos
- 8 módulos integrados para toda la operación documental
- Arquitectura web + API con seguridad JWT y roles
- Integración con Directorio Activo y sistemas externos
- Criterio archivístico desde la estructura documental base
- Implementación acompañada por SoftManagement